Hoe gaat u als werkgever om met het nieuwe werken?

Ongeveer de helft van werkend Nederland werkte in 2020 (gedeeltelijk) vanuit huis. Sommige organisaties waren hier op ingericht, velen niet. Uit cijfers van TNO blijkt dat bijna 1 op de 4 thuiswerkers ook in de toekomst grotendeels thuis wil blijven werken. Daarnaast zou 43% van de thuiswerkers dit willen combineren met het werken op kantoor. Niet voor niets is er een wetsvoorstel Wet werken waar je wil ingediend.

Heeft u al nagedacht over ‘het nieuwe werken’? Wat kunnen de voordelen van hybride werken voor uw organisatie zijn? Waar moet u als werkgever rekening mee houden en hoe pakt u dit goed aan? Ik geef u graag een aantal tips.

Doel hybride werken

Hybride werken betekent dat uw organisatie zo is ingericht dat medewerkers zowel op kantoor als op afstand kunnen werken. De locatie waar iemand werkt, heeft geen (negatieve) invloed op de onderlinge communicatie en samenwerking.

Wet werken waar je wilt

Begin 2021 is het wetsvoorstel Wet Werken waar je wil ingediend door Kamerleden van D’66 en GroenLinks. Deze wet zou werknemers het recht geven op thuiswerken. Werknemers kunnen dan een verzoek doen tot aanpassing van de arbeidsplaats, met andere woorden (meer) thuiswerken. Als werkgever bent u dan verplicht om hierover het gesprek aan te gaan en het verzoek te overwegen.

Het verzoek kan geweigerd worden in geval van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Dit is een zware maatstaf en komt er op neer dat het mag worden afgewezen als het bedrijf niet kan doordraaien omdat de werknemer thuis werkt.

Erkend wordt dat het altijd om maatwerk gaat. Het zal afhangen van het type werk en de impact die de aanpassingen hebben op de werkzaamheden. In sommige sectoren zal dit makkelijk te realiseren zijn, in anderen niet.

Voordelen hybride werken

Het wetsvoorstel is gebaseerd op verschillende overwegingen:

Het welzijn van werknemers verbetert door (meer) thuiswerken. Werknemers met een goede thuiswerkplek zijn productiever. Daarnaast leidt dit tot minder ziekmeldingen, en dus ook lagere kosten voor werkgevers.
Minder reisverkeer betekent minder uitstoot van CO2 en een betere luchtkwaliteit. Het komt het milieu ten goede.
Ook in de samenleving zal de impact merkbaar zijn door minder drukte in het openbaar vervoer en minder investeringen in wegen. Ook files en verkeersongevallen zullen afnemen.
Voor organisaties kan dit betekenen dat minder kantoorruimte nodig is, dus bespaard kan worden op kantoorkosten zoals schoonmaak, oppervlakte, onderhoud, catering etc. Ook kan er een flinke besparing terug te zien zijn in leasecontracten en reiskostenvergoedingen.

Het nieuwe werken laten werken

Of het wetsvoorstel wordt aangenomen of niet, het is heel waarschijnlijk dat we straks vaker thuiswerken dan voor 2020. Hoe zorgt u dat het nieuwe werken ook voor u werkt? Wij zetten een paar aandachtspunten op een rij.

1. Uitgangspunten voor uw organisatie

Bepaal allereerst de punten die u belangrijk vindt in uw organisatie. Voor deze punten worden geen concessies gedaan. Bijvoorbeeld:

De bereikbaarheid voor zowel klanten als collega’s blijft onverminderd goed
Werkoverleg, coaching en functioneringsgesprekken vinden altijd fysiek op kantoor plaats
Een minimale dagelijkse bezetting op kantoor per afdeling

2. Arbobeleid

Bekijk de Arboverplichtingen vanuit de nieuwe invalshoek. Als werkgever bent u verantwoordelijk voor een gezonde en veilige werkomgeving voor uw medewerkers. Zo ook voor de thuiswerkplek:

Ergonomisch ingerichte werkplek
Benodigde apparaten en werkspullen
Aanpassing RI&E
Bewaking van arbeids- en rusttijden
Psychosociale arbeidsbelasting, zoals werkdruk

3. Personeelsbeleid

Leidinggevenden en HR zullen een andere rol gaan spelen. Hybride werken brengt verandering in het gezondheids- en personeelsbeleid:

Mensen zijn sociale dieren, een goede afwisseling tussen individueel en gezamenlijk werken is vereist
Stimuleren verbondenheid en samenwerking op (gedeeltelijk) afstand
Werk en privé in balans
Peilen van welzijn van uw medewerkers

4. ICT-ondersteuning en digitale beveiliging

Thuiswerken vraagt ook om extra aandacht voor de ICT. Verschillende specialisten geven aan dat thuiswerken het risico van cybercriminaliteit vergroot.

Zorg voor goede beveiliging van data, ook bij thuiswerken
ICT-hulp op afstand
Online vergadermogelijkheden

Advies over het nieuwe werken

Hybride werken heeft impact op verschillende onderdelen van uw organisatie: de duurzame inzetbaarheid van uw werknemers, het gezondheidsbeleid, de verzuimaanpak, het financiële plaatje, maar ook uw RI&E.

Verandert in uw organisatie de manier van werken? Bespreek dit met uw adviseur, zo voorkomen we vervelende verrassingen!