Tips om risico's te verkleinen voor zakelijke dienstverleners
Klanten die niet op tijd betalen, kleine administratieve fouten met grote gevolgen en diefstal van gegevens. Deze tegenvallers kunnen vervelend uitpakken voor zakelijke dienstverleners. Wat kun je doen om schade te voorkomen op kantoor en daarbuiten?
Voorkom onveilige situaties op het werk
Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de veiligheid en het welzijn van het personeel. Met onderstaande acties verklein je de kans op onveilige en ongezonde situaties.
- Breng de risico’s in kaart met een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en neem passende maatregelen.
- Zorg voor ergonomische werkplekken. Stel de monitoren, stoelen en werkbladen goed af.
- Laat medewerkers voldoende pauzes nemen.
- Zorg voor een goed binnenklimaat met genoeg ventilatie, schone lucht, een aangename temperatuur en goede verlichting.
- Houd vluchtwegen vrij.
Beveilig uw informatie
- Het begint met de basis: gebruik een firewall, installeer antivirussoftware en houd deze up-to-date.
- Zorg dat medewerkers sterke wachtwoorden gebruiken en schakel waar mogelijk 2FA in.
- Een andere belangrijke maatregelen tegen schade door cybercriminaliteit is het maken van back-ups. Dit moet bij ieder bedrijf een standaardprocedure zijn. Let bij het maken van back-ups op valkuilen zoals het automatisch overschrijven van oude back-ups. Dat kan grote problemen opleveren als een cyberaanval te laat wordt ontdekt. Vergeet ook niet de back-ups te testen.
- Denk ook aan de informatie buiten de computer. Laat documenten niet onbeheerd achter en berg dossiers na het werk op. En laat notities met inlogcodes en wachtwoorden niet slingeren.
Voorkom diefstal
- Laat je bedrijf beveiligen door een beveiligingsbedrijf met BORG-certificaat of dat is erkend door de Vereniging Europese Beveiligingsbedrijven (VEB).
- Houd mensen die niets te zoeken hebben in je bedrijf buiten de deur met goede toegangscontrole en sleutelbeheer.
- Laat waardevolle spullen, zoals laptops en mobiele telefoons, niet onbeheerd achter in je auto of op werkplekken bij klanten.
Professionaliseer de dienstverlening
Met duidelijke procedures verklein je de kans op fouten. Door vooraf goede afspraken te maken met klanten, voorkom je discussie achteraf.
- Neem alleen opdrachten aan waarvoor in jouw bedrijf de juiste deskundigheid aanwezig is.
- Zorg voor gekwalificeerd personeel en houd hun kennis op peil met cursussen en opleidingen.
- Sluit je aan bij een branche- of beroepsvereniging.
- Leg de afspraken over het werk vooraf schriftelijk vast. Hiermee voorkomt u onduidelijkheden of discussies achteraf.
- Regel de aansprakelijkheid bij fouten in de algemene voorwaarden.
- Laat foutgevoelig werk door een collega controleren.
Verminder de kans op wanbetaling
Klanten die niet (op tijd) betalen zijn vervelend voor de bedrijfsvoering. Een goed debiteurenbeheer vermindert de kans op wanbetaling. Zorg daarom voor een goede financiële administratie. Spreek betalingsvoorwaarden en -termijnen af en verstuur facturen kort na het uitvoeren van de werkzaamheden.
De kredietverzekering is een goed hulpmiddel om het risico van niet betalende klanten te verkleinen. Je krijgt altijd je geld, ook als de klant niet in staat is te betalen. Een kredietverzekering biedt naast zekerheid ook praktische ondersteuning. Bijvoorbeeld bij het beoordelen van de kredietwaardigheid van afnemers. Je krijgt toegang tot marktinformatie en betrouwbare risicobeoordelingen van experts voor zowel potentiële als bestaande klanten.