Vakantieverlof is een gespreksstarter voor vitaliteit

"Ik ben toe aan vakantie!" Hoort u deze opmerking ook vaak van uw medewerkers? Dan is dit een mooie aanleiding om in gesprek te gaan over vitaliteit.

Grote bijdrage van verlof aan vitaliteit

Extra vakantiedagen worden steeds belangrijkere arbeidsvoorwaarden. Vooral bij millenials, die zelfontplooiing en balans tussen werk en privé erg belangrijk vinden. Veel werkgevers bieden dan ook extra vakantiedagen. Dit noemen we de bovenwettelijke vakantiedagen.

Vakantie heeft een recuperatiefunctie. Dit wil zeggen dat vakantie nodig is om uit te rusten en alles even achter te laten. Vakantie betekent dus ook écht geen werk. Het opnemen van vakantiedagen draagt dan bij aan de vitaliteit van uw medewerkers. Zij checken uit van werk, ontspannen, bewegen, beleven nieuwe dingen en kunnen zelf hun tijd en energie indelen. We kennen allemaal het opgeladen gevoel aan het einde van een vakantie. De uitdaging voor werkgevers is dat medewerkers dit ook na hun vakantie vasthouden. Want vitale medewerkers hebben energie, zijn productief en zijn minder vaak ziek.

Voldoe aan wettelijke zorgplicht

Als werkgever moet u uw medewerkers concreet en tijdig informeren over de vakantierechten en het eventueel vervallen daarvan. Een verwijzing naar het systeem waarin de opbouw en opname van vakantiedagen wordt geregistreerd, is onvoldoende. De wettelijke zorgplicht vereist een actieve houding waarmee u uw medewerkers zoveel mogelijk motiveert om vakantiedagen op te nemen. Hoe strikt deze zorgplicht is, is onlangs verduidelijkt in een uitspraak van het Gerechtshof Den Haag.

Tussen werkgever en werknemer ontstond een conflict ontstaan over de opname van het vakantieverlof. Uiteindelijk is dit geëscaleerd. Werkgever heeft bij de kantonrechter het verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst neergelegd. Werknemer heeft vervolgens verzocht om uitbetaling van 256,5 opgebouwde en niet-genoten vakantiedagen.

Het Gerechtshof wijst de vordering tot uitbetaling van de niet-genoten vakantiedagen toe omdat werkgever niet voldoende kan aantonen dat hij aan zijn zorg- en informatieverplichting heeft voldaan. De werkgever moet dit zelf bewijzen. Minimaal moet blijken hoe vaak, op welk moment en op welke wijze de werknemer op de vakantiedagen (en het vervallen hiervan) is gewezen. Een e-mail waaruit blijkt dat het niet de bedoeling is om vakantiedagen op te sparen en het verzoek aan werknemer om vakantiedagen op te geven ter voorkoming van een stuwmeer, is onvoldoende.

In deze zaak werd ook benadrukt dat ook als de werknemer bekend is met deze regel, dit niet zorgt voor een minder vergaande verantwoordelijkheid van de werkgever.

Tips voor de praktijk uit juridisch oogpunt

Belangrijk dus om een helder verlofregistratiesysteem te gebruiken waar het verschil tussen wettelijk en bovenwettelijk verlof duidelijk is. Daarnaast is het aan te raden om aan het begin van ieder jaar alle medewerkers duidelijk te informeren over het aantal vakantiedagen en eventuele vervaltermijnen. Doe dit schriftelijk en, bij de werknemers waar dit nodig is, meerdere malen. Vraag de betreffende werknemers tijdig en concreet om verlof in te plannen. Kom indien nodig met voorstellen om het verlof op te nemen. Alleen als u voldoet aan de zorg- en informatieverplichting, kunnen vakantierechten vervallen na verloop van hun geldigheidsperiode.

Maar ook uit het oogpunt van gezondheidsmanagement: bespreek opnemen vakantiedagen

Bespreek het opnemen van vakantiedagen regelmatig met uw medewerkers. Leg uit waarom het belangrijk is deze op te nemen. Signaleer vooral ook wanneer een medewerker in het afgelopen kwartaal geen enkele dag vrij heeft genomen. Waarom is dit? Is er bijvoorbeeld te veel werk(druk)? Juist dan is aandacht voor vitaliteit belangrijk. Heeft iemand te weinig vakantiedagen over? Wellicht zijn er andere oplossingen te bedenken.

De volgende keer dat u de opmerking “ik ben toe aan vakantie” voorbij hoort komen, vraag dan eens waarom. Is de vorige vakantie te lang geleden geweest? Zijn er frustraties op werk? Of is er gewoon iets leuks gepland? Zo simpel kan een gesprek met uw medewerkers over hun vitaliteit soms zijn.

Het is belangrijk om vakantieverlof en vrije dagen vooral te zien als een middel om gezondheid te bevorderen. Werknemers hebben vakantie nodig om te kunnen uitchecken en opladen. Vakantieverlof is dan ook een mooie gespreksstarter voor vitaliteit. Probeer het eens, wellicht komen er nog interessante zaken naar voren.