Wat als uw evenement niet door kan gaan?

Evenementen worden regelmatig om allerlei redenen afgelast: de hoofdact wordt ziek, er treedt een technische storing op of het weer gooit roet in het eten. Het annuleren van een evenement betekent vaak een grote (financiële) tegenvaller. Hoe kunnen organisatoren zich hierop voorbereiden?

Evenementenverzekering

Gelukkig zorgen de meeste organisatoren van grote evenementen er tegenwoordig voor dat ze verzekerd zijn, zodat een evenement waar mogelijk door kan gaan. Evenementenverzekeringen richten zich primair op annulering, afbreking, uitstel, verplaatsing of onderbreking van het evenement om redenen waarop de organisator of promotor geen invloed heeft. Dit betekent dat bijna alle denkbare schade-oorzaken verzekerbaar zijn, zelfs onvoorspelbare factoren zoals het weer.

Checklist risicobeheersing evenementen van verzekeraar Chubb

• Breng vanaf het eerste moment alle risico’s in kaart
  Het is van cruciaal belang dat een evenementenorganisator of risicomanager een overzicht maakt van alle aan het evenement gerelateerde risico’s en aangeeft of het een ‘laag’, ‘gemiddeld’ of ‘hoog’ risico betreft.
• Stel een managementplan voor het evenement op
  Stel aan de hand van de risico-inventarisatie een solide plan op voor het evenement. Doe dit het liefst voordat er kosten worden gemaakt. De meeste grote evenementen worden jaren van tevoren gepland. In het begin zijn de kosten nog laag, maar hoe dichter bij de geplande datum, hoe sneller de kosten oplopen. Goed vooruitplannen, is dus een must.
• Sluit al vroeg een annuleringsverzekering af
  Zodra u kosten gaat maken, hebt u een verzekering nodig. Veel organisatoren nemen pas een paar dagen voordat het evenement plaatsvindt contact op over een annuleringsverzekering, terwijl ze al een groot deel van het budget hebben uitgegeven.
• Handel alsof je onverzekerd bent
  Zelfs als je een annuleringsdekking voor het evenement hebt, is het belangrijk om te handelen alsof je niet verzekerd zou zijn. Dan zal je er alles aan doen om ervoor te zorgen dat het evenement doorgaat. Als dat betekent dat je extra kosten moet maken om volledig verlies te voorkomen, dan moet dat maar. Verzekeraars zullen die extra kosten graag vergoeden.
• Geen paniek
  Als je een miljoenen kostend evenement organiseert en er gaat iets verkeerd, dan is het niet vreemd dat dit tot paniek kan leiden. Helaas leidt dat meestal tot een opeenstapeling van fouten. Houd als organisator het hoofd koel en ga door met waar u mee bezig was.