Welke privacyregels gelden voor werkgevers bij een zieke werknemer?

Hoe kan ik mijn zieke medewerker helpen als ik niet mag weten wat hij heeft? Bij werkgevers overheerst soms het gevoel dat zij niets mogen en alles maar moeten laten gebeuren bij een zieke medewerker. Is dat ook zo?

Het belang van privacy

Privacy is steeds vaker onderwerp van gesprek. Het kan voelen als het verbergen van informatie, maar dat is niet de insteek. De privacyregels zijn er juist omdat iedereen het recht heeft om persoonlijke informatie daar te houden waar hij of zij het wil hebben. Het beschermen van dit recht en de controle van de toegang tot deze gegevens, wordt steeds belangrijker. Maar hoe houdt u als werkgever dan controle?

Privacygevoelige onderwerpen mijden

Medische gegevens van (zieke) medewerkers mogen niet bij u als werkgever terechtkomen. Ook mogen medewerkers zich niet onder druk gezet voelen om te spreken over privacygevoelige onderwerpen. Het advies is daarom om privacygevoelige onderwerpen te mijden.

Wat mag u als werkgever wel vragen aan uw zieke medewerker?

• Het telefoonnummer en (verpleeg)adres
• De vermoedelijke duur van het verzuim
• De lopende afspraken en werkzaamheden
• Of de medewerker onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt
• Of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is, in verband met het verhalen van loonkosten op deze derde (regresmogelijkheid)

Wat mag u niet vastleggen?

Het kan natuurlijk gebeuren dat u in een gesprek met uw medewerker op een natuurlijke manier meer te weten komt over bijvoorbeeld de oorzaak van het verzuim of de behandeling die wordt gevolgd. Dit zijn gegevens waar u niet naar mag vragen en ook niet mag registreren als deze toch met u worden gedeeld:

• Oorzaak van het verzuim
• Eigen waarnemingen over de gezondheidstoestand van uw medewerker
• Informatie over therapieën
• Afspraken met artsen, therapeuten of  begeleiders
• Problemen uit het verleden of in de privésfeer

Hoe weet u dan wat te doen in het re-integratietraject?

De arbodienst ondersteunt u en uw medewerkers in het re-integratietraject. De bedrijfsarts geeft een oordeel over medische situatie en adviseert over de belastbaarheid van uw medewerker. Tijdens ziekteverzuimbegeleiding deelt de arbodienst alleen informatie, die nodig is voor de loondoorbetaling, verzuimbegeleiding en re-integratie:

• De werkzaamheden die de medewerker niet meer of nog wel kan verrichten
  • Functionele beperkingen, restmogelijkheden en gevolgen voor het soort werk dat de medewerker nog kan doen
• De verwachte duur van het verzuim
• De mate van arbeidsongeschiktheid van de medewerker
• Adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies

Informatie delen met de arbodienst en bedrijfsarts

Wij moedigen werkgevers aan om zelf vragen te stellen en input te leveren aan de bedrijfsarts. U weet als geen ander hoe het er aan toe gaat op de werkvloer en wat de mogelijkheden in de organisatie zijn. Het is belangrijk dat uw indrukken en ideeën ook worden meegenomen door de arbodienst en bedrijfsarts.

Dossieropbouw bij het re-integratietraject

Uiteraard is het wel belangrijk dat u een goed dossier opbouwt tijdens het re-integratietraject. Dit is één van de verplichtingen die voortvloeit uit de Wet Verbetering Poortwachter. Met respect voor het recht op privacy, bouwt u een zo volledig mogelijk dossier op. Hierin wordt opgenomen:

• Gegevens die u heeft gekregen van de bedrijfsarts of arbodienst
• Gegevens over hoe vaak en lang een medewerker ziek is (voor de loondoorbetaling én het bijhouden van het verzuim in uw organisatie)
• Alleen in uitzonderlijke situaties mag u gegevens over de gezondheid vastleggen
  • Bijvoorbeeld als het belangrijk is dat collega’s passend kunnen reageren bij een epileptische aanval of suikerziekte

In control met VMD Koster

VMD Koster ondersteunt u in de aanpak van ziekteverzuim. Wij zorgen dat u op de hoogte bent van uw rechten en plichten die volgen uit wet- en regelgeving. Wij helpen u bij het opstellen van beleid en de aanpak in de praktijk. Zo bent u altijd in control.